Epistolografia to nauka, w ramach której każdy ma możliwość poznania tajników pisania listów. Wydawać by się mogło, że sztuka ta traci na znaczeniu, jednak nic bardziej mylnego. W korespondencjach pomiędzy placówkami konsularnymi i dyplomatycznymi nadal obowiązuje protokół, którego należy bezwzględnie przestrzegać. W innej sytuacji możemy liczyć się z złym traktowaniem przez drugą stronę, a co za tym idzie – może nawet dość do uznania naszej osoby za persona non grata. Aby zapobiec takim sytuacjom, zdecydowanie zaleca się wiedzieć, jak napisać list oficjalny.
Takie pismo należy w pierwszej kolejności rozpocząć od zwrotu grzecznościowego. Zdecydowanie zaleca się używanie formy pan/pani. Dzięki temu mamy pewność, że dokument skierowany do osoby w młodym wieku zostanie przez nią ciepło przyjęty. Z drugiej jednak strony starszy adresat listów nie będzie czuł się urażony. Treść całego pisma powinna być tak skonstruowana, aby nie było nawet najmniejszych wątpliwości co do naszych dobrych intencji. Dlatego należy unikać zwrotów ordynarnych, nawet w sytuacji, gdy stanowią one cytat wypowiedzi innej osoby. Zdecydowanie zaleca się używanie języka zawoalowanego, który dominuje w korespondencji prowadzonej przez największe urzędy dyplomatyczne i konsularne.
Oprócz treści listu, liczy się oczywiście jego faktura. Dlatego należy zadbać o to, aby dokument był utrwalony na najwyższej jakości papierze, który nie powoduje otarć naskórka. Koperta powinna być dobrana adekwatnie do wielkości przesyłki. Działaniem wręcz niepożądanym jest, aby umieszczać list w zbyt małej kopercie. Dobrze jest również pamiętać, że nieodzowną częścią każdego listu jest pieczęć. Zdecydowanie odradza się korzystanie z prostych pieczątek na tusz. Najczęściej placówki dyplomatyczne stosują pieczęcie woskowe, które świadczą o doniosłej roli i prestiżu nadawcy. Jeżeli chcemy, aby nadawane przez nas listy zostały dobrze odebrane w najwyższych kręgach, należy wykupić woskową pieczęć i stale jej używać przy wysyłaniu oficjalnych listów.
